HKS Bildir — Gizlilik Politikası

Kaç farklı işletmenin uygulamayı kullandığını ve günlük toplam bildirim/satış-sevk sayısını izleyebilmek için, başarılı bir işlem sonrasında vergi numaranız (VKN) yalnızca tekrar sayılmaması için bir listede tutulur ve günün ilgili işlem sayacı 1 artırılır. Bu kayıt hiçbir isim, telefon, adres ya da işlem detayıyla eşleştirilmez; yalnızca toplam sayılar görüntülenir (ör. "bugün 42 bildirim, toplam 130 işletme").

Aynı sayaç, kaç ayrı cihazın uygulamayı kullandığını görebilmek için kurulumunuza ait rastgele üretilmiş bir kurulum numarası da kullanır. Bu numara uygulamayı kurduğunuzda üretilir, uygulamayı kaldırınca kaybolur ve vergi numaranızla, adınızla ya da yaptığınız işlemlerin içeriğiyle eşleştirilmez; yalnızca "bu cihaz bugün işlem yaptı" bilgisini sayar. Reklam kimliği değildir, reklam ya da profilleme için kesinlikle kullanılmaz.

Firma sahibi, şifresini paylaşmadan başkasına firma adına işlem yaptırmak için bir “alt-kullanıcı erişim kodu” oluşturabilir. Bunu yaptığınızda:

• Firma HKS/web servis şifreleriniz, iptal edene kadar sunucumuzda şifreli (AES-128-GCM) saklanır. Şifreyi çözen anahtar yalnız o kişinin erişim kodunun içindedir, sunucuda tutulmaz — yani biz tek başımıza açamayız.
• Erişim için kısa bir etiket (ör. “Adana deposu”), verdiğiniz yetkiler, ilgili firma vergi numarası ve erişimin son kullanım zamanı saklanır. Bu erişimle yapılan künyeler, kimin yaptığını göstermek için o etiketle ilişkilendirilir.
• Alt-kullanıcıya ortak defter izni verirseniz, seçtiğiniz defter kayıtları o kişiye özel uçtan uca şifreli bir pakette saklanır (bkz. İstisna 3) — hangi kayıtları seçtiğiniz bilgisi sunucuda tutulmaz, sunucu paketin içini okuyamaz.
• Erişimi iptal ettiğinizde kayıt pasifleştirilir ve kod bir daha çalışmaz.
• Alt-kullanıcının yaptığı işlemlerden HKS nezdinde firmanız sorumludur. Ayrıca, kişisel bilgi içermeyen teknik hata kayıtları (ör. hata mesajları) tutulabilir.

Üretici/müşteri defterinizi birden çok cihazınızda kullanmak isterseniz, uygulamada “Ortak defteri aç” onayı verirsiniz. Bunu yaptığınızda:

• Defteriniz (ad, TC/VKN, telefon, doğum tarihi, il/ilçe bilgileri) sunucumuza yalnızca uçtan uca şifreli (AES-256-GCM) tek bir paket olarak yazılır. Şifreleme anahtarı, HKS şifrenizden kendi cihazınızda türetilir ve sunucuya hiçbir zaman gönderilmez — sunucu da biz de paketin içini açamayız.
• Sunucuda paketle birlikte yalnızca rastgele görünümlü bir kutu kimliği, paket boyutu, bir sürüm numarası ve son güncelleme zamanı durur. Kutu kimliğinden firmanıza ya da vergi numaranıza geri dönülemez; sunucuda kimin defteri olduğu bilgisi yoktur.
• Defter, aynı firmanın kimlik bilgileriyle giren kendi cihazlarınızda açılabilir. Alt-kullanıcılar (delege) ortak deftere yalnızca siz izin verirseniz ve yalnızca sizin seçtiğiniz kayıtlar ölçüsünde erişebilir: seçtiğiniz kayıtlar o alt-kullanıcıya özel ayrı bir uçtan uca şifreli pakette saklanır ve paketin anahtarı yalnız o kişinin erişim kodunun içindedir.
• Bu özellik tamamen isteğe bağlıdır; onay vermezseniz defteriniz yalnızca cihazınızda kalır. Onayı uygulamadan istediğiniz an kapatabilir, buluttaki defteri silebilirsiniz (bkz. madde 5).
• Sunucularımız Türkiye'de barındırılmaktadır; verileriniz yurt dışına aktarılmaz.

Ayarlar'dan “Gelen sevk/bildirim uyarısı” ya da “%2 rüsum uyarısı”nı açarsanız:

• Uygulama, yalnız künye görüntüleme yetkili özel bir alt-kullanıcı erişim kodu oluşturur (listenizde “Bildirim nöbeti” olarak görünür). Sunucu bu kodla firmanıza yapılan bildirimleri düzenli aralıkla kontrol eder; yeni gelen sevk/bildirim veya %2 rüsum tahakkuku görürse telefonunuza bildirim iletir.
• HKS şifreniz sunucuda açık tutulmaz (İstisna 2'deki şifreli saklama aynen geçerlidir). Kodun çözücü parçası ise sunucudan ayrı bir sistemde (Cloudflare altyapısında, yurt dışında) saklanır — tek bir sistemin ele geçmesi şifrenizi açığa çıkarmaz. Çözücü parça tek başına hiçbir veriyi açamaz.
• Bildirimlerin iletiminde Google (FCM) ve Apple (APNs) bildirim altyapıları kullanılır; bildirim içeriği (ürün, miktar, plaka) bu altyapılardan uçtan uca şifreli geçer — Google/Apple içeriği okuyamaz, içerik yalnız sizin telefonunuzda çözülür. Firebase yalnız iletim için kullanılır; analitik/izleme açık değildir.
• Aboneliğiniz için cihazınızın bildirim adresi (push token) firma vergi numaranızla eşleştirilerek saklanır; bu kayıt kullanım istatistiğiyle/cihaz iziyle eşleştirilmez ve bildirimi kapattığınızda silinir. Nöbet kodu, uygulama kullanılmazsa 3 gün (72 saat) içinde kendiliğinden pasifleşir; kodu dilediğiniz an iptal edebilirsiniz.

e-Belge bölümünde bir belgeyi görüntülediğinizde, belgenin resmî PDF'i entegratörünüzden (İCE/İzibiz) çekilir. Aynı belgeyi kısa süre içinde yeniden açtığınızda her seferinde beklemeyesiniz diye bu PDF sunucumuzda geçici olarak tutulur:

• Kopya en fazla 48 saat saklanır ve otomatik olarak silinir. Belgenin aslı sizin entegratörünüzdedir; buradaki kopya yalnızca bir hız önbelleğidir, silinmesi hiçbir veri kaybına yol açmaz.
• Kopya kimlik bölmelidir: yalnızca o belgeyi çekerken kullandığınız e-Belge giriş bilgileriyle erişilebilir. Belge kimliğini bilen ama şifrenizi bilmeyen biri önbellekten belge alamaz.
• Bu belgeler işinizin doğası gereği üçüncü kişilerin bilgilerini (ör. müstahsil makbuzunda üreticinin adı, T.C. kimlik numarası ve tutar) içerir. Bu yüzden saklama süresi bilinçli olarak kısa tutulmuştur ve süresi dolan dosyalar geri getirilemez biçimde silinir.
• Sunucularımız Türkiye'de barındırılmaktadır.